E-Rechnung: E-Rechnung: Prüfpflichten, Archivierung und Vorsteuerabzug nach geltendem Recht

23. Januar 2026

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im innerdeutschen B2B-Bereich gesetzlich eingeführt. Während die Umstellung im vergangenen Jahr für viele Unternehmen zunächst vor allem eine technische und organisatorische Herausforderung darstellte, rücken mit Beginn des Jahres 2026 zunehmend die praktischen Konsequenzen dieser Regelung in den Vordergrund. Die E-Rechnung ist kein bloßes Digitalisierungsprojekt, sondern ein eigenständiges umsatzsteuerliches Ordnungskriterium, dessen fehlerhafte Handhabung erhebliche steuerliche Risiken nach sich ziehen kann.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist entscheidend, dass ausschließlich die strukturierte elektronische Datei als Rechnung im rechtlichen Sinne gilt. Sichtdarstellungen, etwa als PDF-Datei oder Ausdruck, dienen lediglich der Lesbarkeit, entfalten jedoch keine eigenständige steuerliche Wirkung. Für den Vorsteuerabzug ist es zwingend erforderlich, dass die strukturierte Rechnung vollständig, unverändert und maschinell auswertbar vorliegt und entsprechend archiviert wird. Dies gilt unabhängig davon, ob die Rechnung im Format XRechnung oder als hybrides ZUGFeRD-Dokument übermittelt wird. Eine ausschließliche Archivierung der PDF-Sichtdatei genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.

Von zentraler Bedeutung ist die Prüfpflicht des Rechnungsempfängers. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller ordnungsgemäß gehandelt hat. Der Rechnungsempfänger hat sicherzustellen, dass die empfangene E-Rechnung sowohl technisch als auch inhaltlich den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die technische Prüfung, häufig als Validierung bezeichnet, dient dazu festzustellen, ob die Rechnung den vorgeschriebenen Formaten und Syntaxregeln entspricht und ob alle erforderlichen Daten maschinell ausgelesen werden können. Format- und Geschäftsregelfehler, etwa fehlende Pflichtfelder oder rechnerische Unstimmigkeiten, lassen sich in der Regel durch geeignete Validierungssoftware erkennen.

Davon zu unterscheiden ist die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Diese umfasst insbesondere die korrekte Bezeichnung des Leistungsempfängers, eine ausreichende Leistungsbeschreibung, den zutreffenden Leistungszeitpunkt sowie die richtige umsatzsteuerliche Einordnung des Vorgangs. Solche inhaltlichen Fehler lassen sich regelmäßig nicht automatisiert erkennen und erfordern weiterhin eine sorgfältige manuelle Kontrolle. Die Praxis zeigt, dass gerade hier erhebliche Risiken bestehen, da technische Validierungsergebnisse häufig als vollständige Entlastung missverstanden werden.

Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs stellt klar, dass der Vorsteuerabzug nur dann gewährt werden kann, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Leistungsempfänger seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist. Zwar liegt die Verantwortung für die Ausstellung der Rechnung beim leistenden Unternehmer, gleichwohl trägt auch der Rechnungsempfänger ein eigenes Risiko. Werden offensichtliche Mängel nicht erkannt oder ignoriert, kann der Vorsteuerabzug selbst dann versagt werden, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Der Vorsteuerabzug setzt ein ordnungsgemäßes Verfahren voraus und ist kein Automatismus.

Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang der Verfahrensdokumentation zu. Die Finanzverwaltung erwartet, dass Unternehmen ihre Prozesse rund um den Rechnungseingang nachvollziehbar dokumentieren. Dazu gehört insbesondere, wie E-Rechnungen empfangen werden, welche Systeme beteiligt sind, wie die technische Validierung erfolgt, wer für die inhaltliche Prüfung zuständig ist und wie mit fehlerhaften Rechnungen umgegangen wird. Der bloße Einsatz geeigneter Software genügt nicht. Entscheidend ist, dass der Prüfprozess organisatorisch verankert, dokumentiert und tatsächlich gelebt wird.

Auch die Archivierung von E-Rechnungen stellt erhöhte Anforderungen an Unternehmen. Die strukturierten Rechnungsdateien sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert und revisionssicher zu speichern. Dabei muss jederzeit gewährleistet sein, dass die Dateien les- und maschinell auswertbar bleiben. Änderungen am Dateiformat, Datenverluste oder fehlende Verknüpfungen zwischen Rechnung und Buchung können im Rahmen von Betriebs- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zu erheblichen Beanstandungen führen.

Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Unternehmen ihre im Jahr 2025 eingeführten Prozesse kritisch überprüfen und gegebenenfalls nachschärfen sollten. Erste Prüfungserfahrungen zeigen, dass insbesondere unzureichende Dokumentationen, fehlende Nachweise über durchgeführte Validierungen und unklare Zuständigkeiten regelmäßig beanstandet werden. Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein technisches Thema, sondern ein fester Bestandteil der steuerlichen Compliance.

Praxistipp:
Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation ausdrücklich um den Bereich der E-Rechnungsverarbeitung ergänzen und regelmäßig aktualisieren. Sinnvoll ist eine klare Trennung zwischen technischer Validierung und inhaltlicher Prüfung sowie eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Validierungsberichte sollten gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden, um im Prüfungsfall den ordnungsgemäßen Ablauf nachweisen zu können. Eine frühzeitige Überprüfung der Prozesse reduziert das Risiko von Vorsteuerkürzungen erheblich.