Firmenwagen: Kleinere Mängel bei Fahrtenbuchführung sind unschädlich

10. November 2021

Wer seinen Firmen- oder Geschäftswagen auch privat nutzt bzw. nutzen darf, muss einen Privatanteil versteuern. Dieser wird per Ein-Prozent-Regelung ermittelt, es sei denn, es wird ein Fahrtenbuch geführt. Dieses muss allerdings ordnungsgemäß sein. Kleinere Mängel sollen zwar nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der Ein-Prozent-Regelung führen, doch die Praxis ist oft eine andere. Die Finanzämter sind streng und verzeihen Fehler eher selten. Immerhin hat das Niedersächsische Finanzgericht jüngst entschieden, dass die Anforderungen an die Fahrtenbuchführung nicht überspannt werden dürfen (Urteil vom 16.6.2021, 9 K 276/19). So führt es unter anderem aus:

Kleinere Mängel und Ungenauigkeiten führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. Solche geringen Mängel waren im Streitfall die Verwendung von Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben, fehlende Ortsangaben bei Übernachtungen im Hotel, Differenzen aus dem Vergleich zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und laut Routenplaner, keine Aufzeichnung von Tankstopps.

Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich ist.

Dem Finanzamt ist zuzumuten, fehlende Angaben zu Hotelübernachtungen aus vorliegenden Reisekostenunterlagen zu ermitteln, sofern es sich nur um vereinzelte Fälle handelt.

In der Regel müssen die Angaben zu den Kilometerständen sofort, das heißt am Ende jeder Fahrt gemacht werden. Nur Präzisierungen des beruflichen Zwecks dürfen gegebenenfalls noch innerhalb einer Woche nachgeholt werden. Die Indizwirkung, die von fehlenden Gebrauchsspuren und einem gleichmäßigen Schriftbild eines Fahrtenbuches in Bezug auf eine unzulässige Nacherstellung ausgeht, kann vom Steuerpflichtigen entkräftet werden.

Praxistipp:
Das Urteil des Niedersächsischen FG ist erfreulich. Es soll aber nicht verschwiegen werden, dass andere Finanzgerichte zuweilen weniger milde entscheiden. Das FG Köln zum Beispiel sieht eine fehlende Hotelanschrift durchaus als gewichtigen Mangel (Urteil vom 15.9.2016, 10 K 2497/15). Von daher sollten Fahrtenbücher nach Möglichkeit sehr zeitnah und detailliert geführt werden.