Restaurantschecks: Einlösung in entfernten Lebensmittelmärkten ist unschädlich

24. August 2020

Viele Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern so genannte Restaurantschecks. Diese Gutscheine können Arbeitnehmer für ihre arbeitstägliche Verköstigung zum Beispiel in Gaststätten, Bäckereien oder Lebensmittelgeschäften einlösen. Und dabei können sie von einer vorteilhaften steuerlichen Regelung profitieren: Der Wert des Restaurantschecks darf um 3,10 Euro höher sein als der amtliche Sachbezugswert für das Mittagessen. Im Jahr 2020 darf also der Restaurantscheck einen Wert bis zu 6,50 Euro haben. Steuer- und sozialabgabepflichtig ist dann nur der Sachbezugswert von 3,40 Euro. Doch müssen die Restaurantschecks auch zwingend in der Nähe der Arbeitsstätte eingelöst werden?

In einem Fall, den das Finanzgericht Sachsen-Anhalt zu entscheiden hatte, haben Arbeitnehmer ihre Restaurantschecks nämlich nicht arbeitstäglich in der Nähe ihres Arbeitsorts eingelöst, sondern zuweilen in Lebensmittelmärkten, die 30 km oder gar 50 km entfernt lagen. Da kam seitens des Finanzamts die Vermutung auf, dass die Gutscheine eben nicht zum Verzehr in der Mittagspause bestimmt waren. Die Schecks seien wie Warengutscheine oder gar wie Barlohn mit ihrem tatsächlichen Wert zu versteuern.

Zugunsten des Arbeitgebers und der Arbeitnehmer hat das Finanzgericht Sachsen-Anhalt aber entschieden, dass eine überregionale Einreichung der Restaurantschecks nicht unbedingt schädlich ist (Urteil vom 14.11.2019, 2 K 768/16). Das heißt, es bleibt bei der Besteuerung des Sachbezugswerts. In besonders gelagerten Einzelfällen mag das anders zu beurteilen sein. Dieses könnte etwa bei Fahrzeiten von mehr als einer Stunde zum Restaurant oder zum Lebensmittelgeschäft gegeben sein. Aber selbst, wenn solche Einzelfälle vorhanden seien, dürfe dies nicht dazu führen dürfen, die steuerliche Behandlung durch den Arbeitgeber insgesamt zu verwerfen. Er selbst darf also bei der Besteuerung nach Sachbezugswerten bleiben; lediglich die betroffenen Arbeitnehmer müssen dann die tatsächlichen Werte im Rahmen ihrer privaten Steuererklärung nachversteuern.

Es existieren keine gesetzlichen Kontroll- und/oder Dokumentationspflichten des Arbeitgebers dahingehend, dass die Lebensmittel etwa innerhalb eines gewissen Zeitraums – in der Mittagspause – erworben und sofort verzehrt werden müssten. Insbesondere könne dies nicht aus dem Mahlzeitenbegriff hergeleitet werden. Dass eine Mahlzeit innerhalb einer Mittagspause von 30 Minuten am selben Tage beschafft und verzehrt werden muss, könne selbst den Lohnsteuer-Richtlinien nicht entnommen werden.

Praxistipp:
Arbeitgeber sollten in den Vereinbarungen mit ihren Arbeitnehmern darauf hinwirken, dass die Menüschecks tatsächlich nur für Mahlzeiten oder zum Kauf von Lebensmittel verwendet werden, die zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind. Die Arbeitnehmer ihrerseits sollten sich strikt an diese Vorgaben halten, um den Arbeitgeber im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung nicht in Verlegenheit zu bringen. Übrigens: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit den amtlichen Sachbezugswerten anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home-Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht (BMF-Schreiben vom 18.1.2019, BStBl 2019 I S. 66).